管理部門の仕組み

小さな会社の事務員や管理部門の社員は、大変忙しくされていることが多いです。
その業務範囲は広範にわたり、経理や人事、総務や、営業事務、社長の補佐などを、1名～数名でこなしているケースをよく見かけます。毎月末になると勤怠表や経費申請の収集、請求書発行、入力業務、給与計算、明細発行、送金、経理処理など忙しくされている場合が多いです。月末以外にも文書策作成や採用管理、各イベント対応などをこなして精一杯といったところでしょう。

小規模企業の管理部門担当者は、こういった処理業務こそが「管理部」の仕事だと認識されています。「仕事＝作業」という考えです。これら作業はもちろん必要なのですが、同じ仕事を行っているにも関わらず、ただ忙しいだけの現場と、残業もなく全てをこなしモチベーション高く働いている現場とに分かれます。その違いは、仕組みができているかどうかにあります。後者の例の場合、担当者は自社の仕組みを活用し、事業の生産性向上に寄与することこそが「管理部」の仕事と考えています。「仕事＝付加価値」の発想です。成長する企業とそうでない企業の違いは、こうしたことが多いものです。

管理部の仕組みとは？

後者の管理部門担当者は、具体的に何をされているのでしょうか。
ポイントは７つありますが、ここでは「関係性の管理の仕組み」について見て行きましょう。弊社コンサルタントはマネジメントについてご指導させて頂く際、「伝える」ことの重要性からまずご指導させて頂きます。伝えるというと当たり前のように思われるかもしれませんが、よく考えてみると殆どの会社がこの伝えるということについてあまりよくご理解されていません。「社内に伝える」「外部に伝える」「❍❍機関に伝える」など関係性の管理の仕組みは、マネジメントにおいて重要なポイントの一つです。貴社は、自社で取り扱っている商品やサービスのプロであることに自信を持たれていると思います。それと同様に、世の中にはさまざまなプロが存在します。一度、「本当に自社の仕組みがこれで良いのか」を再考してみてはいかがでしょうか。